「いろいろな集患方法を試したけれど、もっと集患につながるポイントはないだろうか？」とお悩みではありませんか？
クリニックの経営において、集患に関する悩みはつきものです。
そこで本記事では、私が17年間クリニックを経営した中で得た集患対策の1つとして、クリニックの印象を上げるため受付収納棚の整理術をお伝えします。
受付はクリニックの顔であり、受付収納棚を整理することでクリニックの印象はより良いものに。着実に集患につながります。
記事内では、印象を上げる受付収納棚の整理術を４つのポイントに分けて説明していますので、ぜひ参考にしてみてください。
受付でクリニックの印象が決まる？！
クリニックの第一印象は受付で決まります。
なぜなら、受付は来院患者さんが必ず最初に訪れる場所だからです。
そして第一印象はその後も強く印象として残り続けるため、クリニックの経営において重要とされています。
よって、患者さんは受付の印象でクリニックの良し悪しを判断することもあるため、受付は信頼・安心感を感じられるような空間であることが大切です。
特に受付収納棚は散らかりやすいため、受付収納棚の整理整頓に力を入れることでクリニックの印象を上げることにつながります。
きれいな受付は接遇の良さにもつながる
きれいな環境は精神の安定やストレス減少、生産性向上などの効果をもたらし、スタッフのモチベーションを上げてくれます。
すると、スタッフの接遇への意識も上がり、より良い接遇の提供へつながります。
受付スタッフの接遇の良さも、クリニックの第一印象へ影響する要素のひとつです。
受付収納棚の整理｜印象を上げる4つのポイント
受付空間の中でも、受付収納棚はごちゃごちゃしやすいもの。
そこで、クリニックの印象アップにつながる受付収納棚の整理術をご紹介します。
ポイントは次の４つです。
- 縦横の空間を上手に利用しよう
- 個人情報の取扱いに気を配る
- ミスを出さない仕組みを作る
- 感染症対策も忘れずに
それではひとつずつご紹介します。
①縦横の空間を上手に利用しよう
受付はクリニック内でもスペースが限られている部分。そのため、受付収納棚のゆとりは少ないことが多いと思います。
そんな限られたスペースを最大限活用するには、縦横の空間を上手に利用することがポイントです。
たとえば、
- 収納棚の中に上下で区切られる仕切りを設置する
- 収納棚の横にフックを取り付け、新たな収納を作る
など。
②個人情報の取扱に気を配る
受付の収納は、ただ片付ければいいというものではありません。
受付では個人情報が記載された書類を扱うため、整理整頓しつつ個人情報の漏洩対策にも気を配ることが重要です。
個人情報の流出は、もちろんあってはいけないこと。万が一個人情報が流出すれば、クリニックの印象は下がってしまいます。
受付は患者さんが集まる空間であるため、患者さんの目線から個人情報が見えないような収納を行いましょう。
③ミスを出さない仕組みを作る
受付収納棚を整理する際は、収納と同時にできるだけミスを出さない仕組みを施しておくことをおすすめします。
患者さんにとって受付は「待つ場所」でもあり、できるだけミスのないスムーズな対応がクリニックの印象を上げることにつながるからです。
たとえば、
- ファイルをファイルの出し入れをしやすいよう、背表紙にラベリングをする
- 患者さんへ渡す書類を一か所にまとめて設置する
などの工夫で、できるだけミスなくスムーズに業務を進められるようにしておきましょう。
また、お金や保険証などの貴重品に関するミスは、クリニックの印象へ特に大きな影響を与えます。
そのため当院では、受付でミスを出さない工夫として次の対策も実行しています。
- 保険証は受付時に発行された半券を保険証預かり時に渡す
- 保険証と引き換えに半券もらう仕組み
- 万が一もらった・もらわないの確認が必要な場合は、受付の防犯カメラで確認
④感染症対策も忘れずに
受付で実施する感染症対策も、クリニックの印象を上げる要素の1つです。
たとえば眼科である当院の受付では、次のような感染症対策をおこなっています。
- 来院時の検温管理 ※現在は行なっておりません。
- 感染症対策のクリアボードの消毒
- 眼科特有の感染症対策の徹底
受付窓口に設置された感染症対策のクリアボードは、時間ごとに消毒しています。
また当院は眼科のため、充血やヘルペスといった眼科特有の感染症対策もおこなっています。
きれいな受付を保つコツ
整理整頓後は次の３点を抑え、きれいな受付をキープしましょう。
- すぐに片付ける
- 捨てるものはルール化して決める
- 恒常的にチェックする
それでは１つずつ見てみましょう。
①すぐに片付ける
きれいな受付を保つ１つ目のコツは「すぐに片付ける」ことです。
散らかっても放置する習慣がついていると、整理整頓前の状態に戻りやすくなってしまいます。
②捨てるものはルール化して決める
きれいな受付を保つ２つ目のコツは「捨てるものはルール化して決める」ことです。
受付には重要書類がたくさんあるため、捨てるべきかどうか迷うこともあると思います。
しかし、そのまま捨てられずにいると不要なものがどんどん溜まり、いずれ整頓されていない元の状態へ戻ってしまうかもしれません。
そこで、捨てるものをルール化しておきましょう。
ルール化しておくことで捨てるべきものが明確になるため、不要なものが溜まりづらく、きれいな状態を保ちやすくなります。
③恒常的にチェックする
きれいな受付を保つ３つ目のコツは「恒常的にチェックする」ことです。
チェックをせず何気なく過ごしていると、知らず知らずのうちに整頓されていない元の状態へリバウンドしているかもしれません。
そのため、チェックリストなどを作り、きれいな状態がキープできているか恒常的にチェックしましょう。
ぜひ、一日の中でチェックしやすい時間を決めて行ってみてください。
きれいな受付で印象アップを目指そう
この記事では、クリニックの印象を上げるため受付収納棚の整理術をお伝えしました。
受付は患者さんがクリニックの第一印象を決める場所でもあります。
散らかりやすい収納棚は整理し、見た目をすっきりさせておきましょう。
また、見た目だけではなく、個人情報の保護や業務上のミスを出さない仕組み、感染症対策などにも気を配って整理することでよりクリニックの印象をアップさせられます。
より集患に力を入れたい方は、ぜひこの記事を参考に受付を整えてみてはいかがでしょうか。
