「ITツールの操作が苦手で電子カルテを使いこなせるか不安。」このような悩みを抱えるクリニックの院長は少なくありません。
電子カルテは導入がゴールではなく、導入後にいかに活用していくかが重要です。つまり、電子カルテ導入を成功させるには、院長をはじめクリニックのスタッフ全員のITリテラシーで決まるといっても過言ではありません。
しかしながら、どうやってITリテラシー問題を解決していけば良いのでしょうか。そこで本記事では、クリニックのITリテラシー問題の解決方法を解説します。
電子カルテの導入に興味があるものの、扱いに不安を感じている方はぜひ参考にしてください。
クリニックのITリテラシーが問題となる理由
そもそもITリテラシーとは何かというと、「IT機器や通信・ネットワークなど、情報技術を使いこなすスキルのこと」を指します。
医療業界にかかわらず、今やどの業界でもITの活用は欠かせないものとなりました。しかし、ITを使いこなすためには、必要最低限のITリテラシーがなければ、その恩恵を十分に受けることはできません。
とりわけ、クリニックではスタッフのITリテラシーが問題になるケースが多々あります。その主な理由を2つ解説します。
医療IT専任者の配置が難しい
少人数のスタッフで運営するクリニックでは、医療IT専任者が不在であることがITリテラシーが高まらない大きな要因として挙げられます。
大規模な病院であれば、電子カルテメーカー出身者など即戦力人材を採用し、専門的なノウハウをもとにIT活用の仕組みを構築することもあるでしょう。しかし、クリニックの場合はIT専門人材を雇うほどの余裕がないというのが現状です。
そのため、なんとなくパソコン操作が得意そうなスタッフが、日常業務の兼任で任されてしまうというのが一般的です。
パソコン操作に苦手意識があるスタッフが多い
紙カルテのクリニックでは、スタッフが業務内でパソコンに触れる機会があまり多くありません。
医療事務であれば、レセコン（レセプトコンピューター）を使った入力業務があるとはいえ、基本的には直接業務に関係する操作しか行わないものです。そのため、ITリテラシーが高いかといえばそうとも言えないというのが現状です。
また、最近ではスマ―トフォンがあれば色々なことができるので、「パソコンを使う機会もほとんどない」という人も少なくありません。そうしたことから、パソコン操作にそもそも苦手意識があるスタッフが増えているようにも感じます。
クリニックのITリテラシー問題の解決方法
クリニックで電子カルテ導入を成功させるには、スタッフのITリテラシー向上が欠かせません。
しかしながら日々の業務で多忙の中、どのようにITリテラシーを育てていけば良いのでしょうか。ここでは、ITリテラシーを高めるための解決方法を4つ解説します。
電子カルテメーカーにレクチャーを依頼する
電子カルテメーカーでは、導入サポートを設けていることが多いため、そうしたサポートを積極的に活用するのがおすすめです。
具体的には、電子カルテ導入後の数カ月間は、担当者に常駐してもらい、スタッフ一人ひとりが電子カルテの使い方をマスターするまでレクチャーしてもらうと良いでしょう。万が一、操作方法を誤ってしまったり、何か不具合が発生したときもその場で、対応策を教えてもらうことができます。
基本的に有償サービスなので、それなりに費用は掛かるものの、惜しまず投資することでスムーズな切り替えと業務生産性の向上が期待できます。
外部コンサルタントにサポートを依頼する
元電子カルテメーカー在籍者や、大規模病院の医事課で電子カルテ運用を主業務としていた人が、クリニックの外部コンサルタントとして活躍しているケースが増えています。そうした方にサポートを依頼することも有効です。
当院では外部のコンサル会社と契約を結び、オペレーション構築のサポートを行っていただきました。
自院が完全電子カルテ化を進める上でのオペレーション上の問題点を探り、解決に向けてどのような仕組みが必要かなど、根本的解決策を一つひとつ丁寧に指導していただきました。
その他にも、新しいサービスツールの活用や医事オペレーションの効率化など、これまでなかったアイデアや専門的なノウハウをインプットできたことで、クリニック全体のIT化が一気に進みました。
院長自身がIT活用に積極的になる
クリニックのトップである院長自身がITリテラシーが乏しいことも、クリニックの成長を阻む要因であるケースも少なくありません。
日々の運用はスタッフに任せるにしても、「自分にはITのことはよくわからないから」といって丸投げしてしまうと、スタッフはそれ以上の成長を求めなくなります。
まずはトップ自らがITを積極的に活用し、率先垂範の姿勢を示すことは、現場の空気を変えるために必要です。
ITが得意なスタッフを電子カルテの担当者にする
ITが得意なスタッフを「電子カルテ担当者」に任命するのも有効な手段です。ただし、一人のスタッフにすべて任せてしまうと、業務負荷が増加し疲弊してしまうでしょう。
そもそも電子カルテはスタッフ全員が使いこなせなければ意味がありません。そこで、ITが得意なスタッフと得意ではないスタッフを組み合わせて、全体の底上げを図ることをおすすめします。
例えば当院では、「パソコン操作が得意なスタッフA」「普通に使える程度のスタッフB」を電子カルテの担当者に任命しました。
スタッフAは、電子カルテの操作手順やエラー発生時の対応を周りのスタッフにレクチャーしたり、カスタマイズやアップデートまで対応することで、当院におけるITのエキスパートとしてのポジションを確立しました。
また、スタッフBはスタッフAと一緒に仕事をすることで、日を追うごとにITの理解を深めていきました。このように、はじめはITリテラシーが高くないスタッフでも、得意な人材と共に時間を過ごすことで能力開発へと繋げることが可能です。
まとめ｜スタッフのITリテラシー向上に努めましょう
今回は、クリニックにおける電子カルテ導入が進まない原因の一つである「ITリテラシー問題」について解説しました。
電子カルテはあくまでもツールであり、それを使いこなすだけの能力がなければ、充分な効果を得ることは出来ません。特に電子カルテは、クリニック経営における基盤となるため、スタッフ一人ひとりが正しく理解するとともに、最新のIT技術に対して知識をアップデートしていくことが求められます。
ITリテラシーを向上させるには、常日頃から院長や事務長がITリテラシーの研鑽に励むとともに、IT活用の必要性をスタッフ全員に伝え続けることが必要です。
慣れないうちは大変に感じることも多いですが、使いこなせるようになれば、日々の業務がとても楽になりますので、ぜひ前向きに取り組んでいきましょう。
